一、提出采購理由和依據(jù)
采購人或代理機構(gòu)提出采取單一來源采購方式的理由和依據(jù)，書面報政府采購監(jiān)督管理部門審核。政府采購監(jiān)督管理部門審核通過后下達《政府采購計劃下達函》。
二、成立采購小組
采購人根據(jù)《政府采購計劃下達函》確定的單一來源采購方式，成立采購小組與供應商組織洽談。采購小組由其紀檢、財務、裝備等業(yè)務部門3人以上單數(shù)組成。需要聘請專家的，可以從政府采購評審專家?guī)旎蚱渌袠I(yè)專家中聘請。
在政府采購代理機構(gòu)組織的政府采購活動中，由其他政府采購方式變更為單一來源采購方式的，由代理機構(gòu)比照該程序組織采購。
三、編制單一來源采購文件
采購小組根據(jù)采購需求，編制單一來源采購文件。采購文件中應該包括采購項目需求、技術(shù)要求。服務要求等。同時擬定洽談方案，包括洽談主要內(nèi)容、價格承受上限、質(zhì)量最低保證、服務要求、應變措施等。洽談方案在洽談前保密。
四、單一來源采購文件備案
采購人在洽談活動實施前，將單一來源采購文件、洽談方案等資料報政府采購監(jiān)督管理部門備案。政府采購監(jiān)督管理部門在備案時發(fā)現(xiàn)采購文件或洽談方案中的有關(guān)內(nèi)容不符合政策性、公正性。準確性等情況時，提出書面修改意見，采購人修改后再報政府采購監(jiān)督管理部門備案。
五、發(fā)出洽談邀請
采購人向洽談供應商發(fā)出洽談邀請，提供采購文件。
六、組織采購洽談
供應商按照采購文件要求編制響應文件后，攜帶相關(guān)資格證明文件在采購文件規(guī)定的時間、地點參加洽談。政府采購監(jiān)督管理部門及有關(guān)部門可以視情況到現(xiàn)場監(jiān)督洽談話動。
采購小組對供應商授權(quán)代表身份進行驗證。供應商授權(quán)代表身份與響應文件不符的，采購小組拒絕與之洽談。
供應商授權(quán)代表身份與響應文件相符的，采購小組按照采購文件要求和洽談方案，遵循物有所值和價格合理的原則，與供應商洽談。洽談中，供應商可以對響應文件進行修改。
在供應商提供的貨物(工程或服務)質(zhì)量、數(shù)量和服務均能滿足采購需求、最終報價不高于政府采購預算或洽談方案擬定的價格承受上限的，采購小組確認采購成交，出具成交報告。
供應商提供的貨物(工程或服務)質(zhì)量、數(shù)量和服務不能滿足采購要求、最終報價高于政府采購預算或洽談方案擬定的價格承受上限，經(jīng)洽談不能達成一致，采購人需要調(diào)整政府采購項目預算領(lǐng)或采購項目配置標準的，報政府采購監(jiān)督管理部門審批同意后采購人繼續(xù)洽談；采購人不能調(diào)整政府采購項目預算額或采購項目配置標準的，采購項目取消。洽談過程由采購人指定專人負責記錄，并存檔備查。
七、發(fā)出成交通知書
采購小組出具成交報告后，采購人向供應商發(fā)出成交通知書。
成交通知書發(fā)出后，采購人改變成交結(jié)果，或者成交供應商放棄成交的，應當承擔相應的法律責任。
八、采購資料備案
采購人在成交報告形成后3個工作日內(nèi)，將成交報告、采購小組名單等資料報政府采購監(jiān)督管理部門備案。
政府采購監(jiān)督管理部門在備案資料時發(fā)現(xiàn)洽談工作規(guī)則實質(zhì)性改變洽談方案或標準，以及采購小組未按照洽談方法或標準進行洽談的，應當認定采購無效，責令重新開展采購活動。
